Skatteverket har kommit med ett ställningstagande där de förtydligar sin syn på vad kravet på löpnummer på en faktura innebär.
Nytt ställningstagande
För att en faktura ska anses vara fullständig enligt momslagen krävs det bland annat att den ska innehålla löpnummer. Syftet med kravet på löpnummer är att minska risken för bedrägerier genom att man ska kunna konstatera om en faktura saknas eller inte. För att det ska vara möjligt måste varje faktura med säkerhet kunna identifieras.
Med anledning av den nya momslagen, som trädde i kraft 1 juli, måste äldre ställningstaganden ses över så att de stämmer överens med den nya momslagen. Skatteverket har nu kommit med ett nytt ställningstagande där de förtydligar sin syn på vad kravet på löpnummer innebär.
Obruten löpnummerserie
Det löpnummer en faktura ska innehålla ska baseras på en eller flera löpnummerserier enligt Skatteverket. För att kunna kontrollera om en eventuell faktura saknas är det väsentliga att löpnummerserien är obruten under hela beskattningsåret.
Fakturan ska kunna identifieras
Kravet på att det med säkerhet ska kunna gå att identifiera varje enskild fakturan med löpnumret innebär enligt Skatteverket att löpnumret ska vara unikt och fakturor som utfärdas under samma beskattningsår får inte ha samma löpnummer. Löpnummer kan utformas förhållandevis fritt och kan bestå av både siffror och bokstäver.
Fakturan utfärdas av annan än säljaren
Förutom säljaren kan en faktura också utfärdas av köparen (självfakturering) eller av en tredje person (utläggning av faktureringen) som sker i säljarens namn och för säljarens räkning. Enligt Skatteverket är det även i dessa fall viktigt att det går att kontrollera att löpnummerserien är obruten och att en sådan kontroll går att göra hos säljaren. Den som utfärdar fakturorna måste använda en särskild löpnummerserie för varje säljare. Löpnummerserien måste alltså vara obruten hos respektive säljare även då fakturan utfärdas av köparen eller av en tredje person.
Löpnumren behöver inte ingå i den löpnummerserie som säljaren själv använder. Det behöver heller inte vara säljaren som tillhandahåller löpnumren, utan det kan istället vara den som utfärdar fakturan. Det väsentliga är att det finns separata löpnummerserier för respektive säljare.
Säljaren saknar etablering i Sverige
En säljare som saknar etablering i Sverige behöver inte ha separata löpnummerserier för de fakturor som utfärdas i Sverige. En sådan säljare kan alltså enligt Skatteverket använda samma löpnummerserier som för sina övriga fakturor. Det finns dock inget som hindrar att säljaren också kan använda en egen separat löpnummerserie för just dessa fakturor. Det väsentliga är att löpnumret, oavsett om det är en separat serie eller inte, ingår i en löpande obruten nummerserie.
Försäljning från kassaregister
I detaljhandeln, som exempelvis byggvaruhus, sker försäljningar som registreras i kassaregister till både privatpersoner och företag. För försäljningar till företag, som överstiger 4 000 kr, ska en fullständig faktura utfärdas med bland annat köparens namn och adress samt löpnummer. Ett vanligt kassakvitto innehåller inte dessa uppgifter utan måste kompletteras i efterhand. Kravet på löpnummer kan dock anses vara uppfyllt genom det unika identifikationsnumret som finns på ett kassakvitto.
Kravet på löpnummer kan alternativt upprätthållas genom att säljaren har en särskild rutin för hantering av försäljningen till företag. Huvudsaken är att den utfärdade fakturan innehåller de uppgifter som krävs enligt momsreglerna.
Skatteverkets ställningstagande 2023-06-26, 8-2362095