Vad menas med representation egentligen? Det är ett begrepp för utgifter som görs i en verksamhet vid ett antal aktiviter som har till syfte att främja företagets verksamhet.
Inget avdrag för måltidsrepresentation
Representationsmåltider (lunch, middag, supé och annan förtäring) är inte avdragsgilla. Utgifter för förfriskningar och enklare förtäring av mindre värde är dock avdragsgilla. Exempel på sådan förtäring är enligt Skatteverket kaffe, te, alkoholfri dryck, kakor, bullar, frukt och en enklare smörgås som inte ersätter en måltid. Enligt Skatteverket är ett skäligt avdrag för sådan förtäring högst 60 kr + moms per person. Om beloppet överstiger 60 kr plus moms får något avdrag inte göras alls enligt Skatteverket.
Utgifter för annan representation, t ex teater, greenfee, gåvor mm påverkas inte av lagändringen. För sådana utgifter är det fortfarande möjligt att göra avdrag enligt gällande bestämmelser (se nedan).
Om det gäller en aktivitet där flera tjänster samt måltider ingår, måste den del som avser måltider brytas ut och hanteras som ej avdragsgill kostnad.
Dessa regler ändrades på beskattningsår som började 1 januari 2017 och senare. För beskattningsår som började före 2017 tillämpades de gamla reglerna fram till beskattningsårets slut.
Momslyft måltider och liknande förtäring
Moms får däremot lyftas på utgifter upp till 300 kr (exklusive moms) per person för måltider eller liknande förtäring i samband med representation eller liknande ändamål. Förutsättningen är dock att utgiften inte överstiger vad som kan anses skäligt. Reglerna gäller oavsett om det är fråga om intern eller extern representation.
Om utgiften överstiger 300 kr/person och innehåller både mat och alkoholhaltiga drycker måste momsen proportioneras. Enligt Skatteverket kan man välja om man i detta fall vill använda en schablonmoms eller om man vill proportionera momsen utifrån faktiska kostnader.
Schablonmomsen för måltider eller liknande förtäring är 46 kr/person och representationstillfälle, dock max den debiterade momsen. Detta motsvarar 12% moms på 75% (dvs den huvudsakliga delen) av 300 kr plus 25% moms på 25% av 300 kr.
Ibland ingår en representationsmåltid i ett sammansatt tillhandahållande, t ex show med supé, där utgiften för måltiden inte är specificerad och 25% moms har debiterats hela tillhandahållandet. I dessa fall anser Skatteverket att schablonmomsen på förtäringen får beräknas till 75 kr/person och tillfälle.
Representationsgåvor
Det högsta avdragsgilla beloppet för representationsgåvor är 300 kr + moms per person.
För att räknas som en avdragsgill representationsgåva krävs ett omedelbart samband med verksamheten, t ex uppvaktning av en kund i samband med att kunden öppnar en ny filial eller har ett jubileum. Det kan även vara en gåva i samband med en affärsuppgörelse, som t ex en chokladkartong, fruktkorg eller blomsteruppsats.
Gåvor som lämnas i samband med helger eller personliga högtidsdagar räknas inte som avdragsgilla representationsgåvor. Detsamma gäller kransar eller blommor som lämnas i samband med dödsfall. Dessa gåvor har enligt Skatteverket ett alltför stort inslag av personlig generositet.
| Representation - måltid eller liknande förtäring | |
|---|---|
| Belopp exkl moms/person, minst | Schablonmoms* |
| 300 kr – med alkoholhaltig dryck | 46 kr |
| 300 kr – utan alkohol | 36 kr |
| 300 kr – sammansatt tjänst | 75 kr |
När det gäller momslyft på andra representationsutgifter så får moms bara får lyftas på den del av utgiften som är inkomstskattemässigt avdragsgill.
Reklamgåvor
För reklamgåvor får avdrag göras med skäligt belopp, dock högst med 300 kr plus moms per person.
Tidigare fanns inte någon beloppsgräns angiven för reklamgåvor, men enligt en dom i Högsta förvaltningsdomstolen kunde reklamgåvor upp till ett värde av åtminstone 350 kr inklusive moms anses vara av enklare slag och därmed avdragsgilla.
Med reklamgåvor menas produkter som antingen har direkt anknytning till företagets sortiment eller tillverkning. Det kan även vara enklare presentartiklar, t ex almanackor med företagets namn eller logga. Gåvor med personlig karaktär räknas inte som reklamgåvor.
Jubileum och liknande
Avdrag får göras för förfriskningar och enklare förtäring (se ovan).
När det gäller avdrag för övriga kostnader i samband med exempelvis en invigning anges inte någon beloppsram utan ett skäligt belopp är avdragsgillt.
Demonstrationer och visningar
Vid demonstrationer och visningar på större mässor och liknande dit en bredare publik inbjuds, får endast kostnader för enklare förtäring (se ovan) dras av.
Styrelsemöte, bolagsstämma m m
Avdrag får göras för förfriskningar och enklare förtäring (se ovan).
Teaterbiljetter och greenfee
Rimlig avdragsgill kostnad för exempelvis en teaterbiljett anser Skatteverket vara 180 kr + moms per person. Detta gäller både vid extern och intern representation.
Vid extern representation anser Skatteverket att rimlig avdragsgill kostnad för greenfee vid golfspel är 180 kr + moms per person. Vid intern representation blir bedömningen en annan eftersom kostnaden då normalt är en del av den totala utgiften för exempelvis en personalfest.
Personalfest
Vid personalfester får avdrag göras för förfriskningar och enklare förtäring (se ovan). Kringkostnader vid en personalfest, t ex lokalhyra eller kostnader för musikunderhållning eller uppträdande får dras av med högst 180 kr + moms per person.
Enligt Skatteverket bör högst två personalfester per år vara avdragsgilla.
Informationsmöten och liknande
Kostnader för måltider är inte avdragsgilla vid informationsmöten och liknanden. Däremot är kostnader för förfriskningar och enklare förtäring (se ovan) avdragsgilla.
Personalen ska inte förmånsbeskattas för fri kost i samband med informationsmöten under förutsättning att mötena inte hålls alltför ofta. Om de anställda får fri kost på möten som hålls en gång i veckan eller varannan vecka är kostförmånen skattepliktig och då blir även måltiden avdragsgill.
Som exempel på informationsmöten anger Skatteverket möten om organisationsförändringar, personalfrågor eller andra viktiga frågor som arbetsgivaren vill nå ut med till personalen. Däremot gäller det inte möten gällande information om löpande arbete och planering av löpande arbete. Dessa, mera slentrianmässiga möten, är inte informationsmöten utan arbetsluncher enligt Skatteverket. Och sådana luncher ska beskattas hos de anställda och ligga till grund för arbetsgivaravgifter.